Zarówno powstawanie, jak i przetwarzanie dokumentacji papierowej, to proces, który zachodzi w każdym przedsiębiorstwie. Należy pamiętać, że oprócz odpowiedniego zabezpieczenia danych osobowych i poufnych informacji, należy zadbać także o odpowiednie niszczenie dokumentów z uwzględnieniem ochrony danych osobowych. Tylko wówczas można uniknąć problemu, jakim jest niestosowanie się do normy DIN 66399. 

Obowiązek prawidłowego zabezpieczenia i niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe 

Przedsiębiorcy mają obowiązek prawidłowego zabezpieczenia dokumentów zawierających dane osobowe lub poufne, jak również te tajne bądź też wrażliwe. Mogą być to różnego typu informacje, między innymi finansowe, ekonomiczne, gospodarcze, a także wykresy, analizy bądź też akta osobowe pracowników. Duże znaczenie ma także zabezpieczenie dokumentacji związanych z przeprowadzonymi transakcjami wewnątrz przedsiębiorstwa, a także tymi, dotyczącymi współpracy z innymi kontrahentami. Dokumenty firmowe powinny być przechowywane przez określony czas. Należy uwzględnić RODO, czyli rozporządzenie ochrony danych osobowych. To przepis, który zaostrzył wymogi stawiane podmiotom mającym na celu przetwarzanie danych osobowych. RODO wymaga, aby zabezpieczyć je w sposób należyty, co oznacza, że nie można przechowywać danych osobowych czy dokumentów firmowych, zawierających wrażliwe informacje przez okres dłuższy niż jest to wymagane. Ponadto należy niszczyć dokumentację firmową z uwzględnieniem normy Din 66399 w trzecim stopniu tajności P-3.

reklama

Jak powinno odbywać się niszczenie dokumentów firmowych z uwzględnieniem RODO?

Niszczenie dokumentów firmowych powinno odbywać się w taki sposób, aby nie doszło do niekontrolowanych prób wykradnięcia informacji, znajdujących się w wyżej wymienionych aktach osobowych bądź innych dokumentach przedsiębiorstwa. Wymaga to od firmy opracowania i wdrożenia procesu przechowywania przetwarzania i utylizacji danych zgodnie z wymogami RODO. W wielu firmach istnieją osoby odpowiedzialne za ten proces. W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw nie ma możliwości zorganizowania dodatkowego pomieszczenia, które może posłużyć jako magazyn lub archiwum, przeznaczone do składowania dokumentacji papierowej firmy. Dlatego też należy zadbać o sukcesywne niszczenie odpadów przy użyciu dostępnych na rynku niszczarek. Są to urządzenia, które można dopasować do rodzaju i ilości posiadanych dokumentów papierowych firmowych, przeznaczonych do utylizacji niszczarki zgodne z RODO. To sprzęt, który utylizuje dokumenty papierowe w firmie w taki sposób, aby nie można było odczytać ich zawartości. Dotyczy to także kart kredytowych, jak również płyt CD bądź też płyt DVD, zawierających poufne informacje danego przedsiębiorstwa.

Jak pozbyć się dokumentów firmowych zgodnie z prawem?

Firmy generujące ogromne ilości odpadów papierowych, do których należą dokumenty przedsiębiorstwa, przeznaczone do utylizacji, powinny zadbać o to, aby były one gromadzone w odpowiednio dobranych pojemnikach. Ponadto istnieje utylizowanie przy pomocy firm oferujących mobilne niszczenie dokumentów firmowych. Należy pamiętać, że nie dysponując odpowiednim zapleczem do samodzielnej utylizacji dokumentów przedsiębiorstwa, należy oddawać je do profesjonalnego niszczenia. To usługa, która odbywa się z zachowaniem wszystkich klauzul bezpieczeństwa, jak również wymogów RODO. Wyspecjalizowane jednostki odbierają dokumenty firmowe do utylizacji danego przedsiębiorstwa i przewożą je do wyznaczonych punktów, w których dochodzi do ich całkowitego zniszczenia. Zapis z utylizacji dokumentów firmowych może trafić do osoby odpowiedzialnej za realizowanie tej procedury w danym sektorze, dziale bądź też przedsiębiorstwie. Zastosowanie urządzeń przeznaczonych do niszczenia dokumentów firmowych w postaci niszczarek zgodnych z normą DIN 66399, jak również wybór innej metody utylizacji w postaci powierzenia jej profesjonalnym firmom. To działanie zgodne z obowiązującymi przepisami prawnymi, dotyczącymi ochrony danych osobowych. Przestrzeganie tych zasad nie grozi sankcjami za nadużycia związane z przetwarzaniem danych osobowych lub też niestosowanie się do zasad ich utylizacji. Oznacza to, że przedsiębiorca nie jest zagrożony karą grzywny w wysokości do 10000000 € lub dwóch procent rocznych dochodów prowadzonej przez siebie działalności.

Utylizacja dokumentów firmowych powinna odbywać się zgodnie z RODO. To procedura, która wymaga dopasowania ilości dokumentów firmowych, przeznaczonych do zniszczenia do metody ich utylizacji. Mogą to być niszczarki zgodne z RODO lub też wynajęcie firmy oferującej mobilne niszczenie dokumentów.